仕事が断然早くなるスケジュール管理法

時間を管理する

日々の業務に追われ、「なかなか仕事に余裕が持てない」と思ったことはありませんか?

 

タスクをこなすのが精一杯で残業してやっと終わるレベル

 

急な上司からのムチャ振りで遅くまで残業なんて日常茶飯事

 

そんな方は一度スケジュール管理の方法を見直してはいかがでしょうか?

 

僕がかつてブラック企業で働いていたときは、時間管理が出来ていないから自分の人生について考えることができなかったんだと反省しています

 

もちろん、ブラック企業はあなたに考える時間を与えてはくれません

 

戦略的にあなたから時間を奪って思考させないようにしているかもしれません

 

この記事にたどり着いたあなたはラッキーです

 

時間を取り戻し、将来に向けて考えれる人になりましょう

 

この記事を読めば時間管理ができるようになり、仕事の効率と生産性が上がります

 

ぜひ最後まで読んでみて下さいね

 

スケジュール管理の重要性

 

まず、なぜスケジュール管理が必要なのかについて解説します

 

仕事が終わらないのは無駄な時間が多いことと、質を落としてしまっていることが原因です

 

無駄な時間とは、捜し物をしている時間や迷っている時間のことです

 

「次は何をするんだっけ?」

「あの資料どこかな?」とデスクを探すなど

 

質を落としているとはマルチタスクで仕事をしてしまっているということ

 

つまり、一つの仕事の精度が別の仕事に邪魔されて、結果両方とも質が下がっているんです

 

二兎追う者は一兎も得ずですね

 

例えば、食事をしながら英語の勉強をしているのような場合がわかりやすいでしょう

 

食事に集中していないので、脳は満腹感を得られず、ながら食べなので咀嚼も不十分

 

健康にも悪そうですよね

 

英語の勉強も食事で手元に意識が移るたびに読んでいた文章から目を話すので僅かですが「探す」という作業が加わり非効率です

 

時間が惜しいのなら、食事を切り捨てるか勉強をやめるかしたほうがいいでしょう

 

このようにマルチタスクは効率が良いように見えて「無駄な作業」が加わるので辞めましょう

 

「探す」や「作業から離れる」などを繰り返すマルチタスクは生産性をさげます

 

スケジュール管理をすることで、業務が見える化し、一つ一つの業務に集中できるので効率が上がります

 

よってスケジュール管理が重要なんです

 

スケジュールはアナログの手帳で

 

手帳はアナログの手帳をオススメします

 

電子でも良いけどアナログの方がスピードが出るので

 

持ち歩くなら電子(スマホなど)の方が軽いのでいいが、デスクワークの人は紙の手帳の方がすぐに目当てのページがめくれるし、手書きの方が記憶に残りやすい

 

僕が使っている手帳はコチラ

 

どこでも売っている

 

高橋 デスクダイアリーNo,95 1,400円+税 1月始まり

 

これ一冊に予定やメモなどを全部書いています

 

Google keepなども使っていますが、予定管理はほぼ手帳に書いています

 

Google keepでもいいのですが、アプリを開く時間が惜しいので紙の手帳にしています

 

使い始めから5年位になりますがこれが一番だと感じています

 

電子の方が軽いし、同期したりして便利なのもありますが、僕はいつもデスクの一番とりやすい場所に置いてあって

 

すぐにサッと開いては日程を確認したりメモを取ったりしています

 

この手軽さと情報の混ざり具合が丁度いいんです。アナログの手帳がオススメ

 

具体的な使い方

 

高橋の手帳も様々な種類がありますが、No95をオススメします

 

一週間見開きの手帳になっているものなら他の手帳でも構いません

 

理由は時間単位で書き込めるので、空いてる時間が可視化できるからです

 

例えば、その日の予定を時間のところにすべて書いていきます

 

そうすると空白の時間が可視化できますので、「じゃあこの空き時間で○○をしよう」などスキマ時間の有効活用もできます

 

先の予定を書いておけば、開くたびにリマインド出来ます

 

下の部分には余白もありますので、メモをとったりと使い勝手がいいです

 

重くて持ち歩けないと思うかも知れません。

 

そこまで重くはないですが、常に外にいる人はちょっと邪魔に感じるかも

 

僕のようにデスクに常備する使い方の方がいいでしょう

 

(使用例)

 

・出社したら手帳にその日の予定を書き(理想は前日の退社直前)空き時間を確認

 

空き時間を書くことで雑用などを済ませてしまうことも可能ですし、スキルアップの為の勉強に使ってもいいと思います

 

・完了した業務を記入

 

自分が一日に何をしていたのか記録しておきます

 

意外と役に立つことがあります

 

僕の場合だとお客様に納品したかどうか忘れていたりすると手帳に書いてあって確認の電話を省くことが出来ました

 

やり忘れに対する予防線にもなりますね

 

他にも、「実は全く生産的でない」時間を見つけるのにも役立ちます

 

1日を記録して振り返ると「この時間何してたっけ?」ってことがたまにあります

 

そういう時間こそ、雑用を片付けたりすればメインとなる仕事に集中できると思います

 

・気になったことや気づいたことなどメモ

 

思いつきやアイデアなどは非常に賞味期限が短いんです

 

「さっきいいこと思いついたのになぁ!なんだっけ?」

 

後で何かの役にたつアイデアだったりするかも知れませんね

 

メモは余白に書いてもいいですし、時間帯のところに書いてもいいですね

 

時間帯の欄に書くのは「○○さん来店」のような時間とセットで使える情報書いても良いでしょう

 

為になる情報はどんどん書きましょう

 

空いた時間を何に使うかが重要

 

お金と一緒で「時間を作ることが目的」ではなく「時間は何かをするため」に必要なわけです

 

時間ばかりあっても、ただ浪費するようなら意味がないですよね

 

では、空いた時間の有効活用法にも触れたいと思います

 

ます作業をタスク分けして集中力がいるものは午前中に持ってくる

雑用など特に頭を使わなくても出来る仕事は午後に持ってくる

 

まとまった時間が必要なものは午前、細切れでも良いものなどは午後に分ける

 

午前中は脳が最もリフレッシュしていて生産性が高い時間です

 

例えばプレゼンの資料や対外的な(お客様や上司などの)仕事を午前中に

 

シュレッダーをかけたり、掃除をしたりするのは午後など

 

間違っても午前中に雑用や暇つぶしのような仕事をしないようにしましょう

 

「どうしても作業に追われてしまう」

「書いている時間がない」

 

こういう人も多いでしょう

 

時間不足に陥ると、どんどん時間がなくなってしまうのも事実

 

そんな「負のスパイラル」から抜ける為には何かを犠牲にしましょう

 

酷な言い方に聞こえるかも知れませんが、一旦「大好きな物」を手放してみて下さい

 

例えば「晩酌」「寝る前のユーチューブ」「休日の趣味」

 

ずっとではなく「良いスパイラルを生む」までの間で構いません

 

手帳を用意し、習慣を手に入れましょう

 

1日、2日我慢して

 

・手帳に予定を書く

・1日の業務内容を記録する

・今日1日で気づいた事を書く

 

これをやってみて下さい

 

やったらご褒美を用意してもいいです

 

慣れれば数秒で終わります

 

これにより、時間に余裕が生まれます

 

最初は雑用が片付き、デスクがキレイになっていきます

 

仕事も中断が減り、集中して1つ1つ終わらせることができるようになります

 

是非試してみて下さい

 

まとめ

 

■スケジュール管理の重要性

 

仕事をみえる化することによって空き時間を有効に使える

管理できるようになると「探す」「中断して再開」というムダが減り効率があがります

 

■スケジュールはアナログの手帳で

 

アナログの方がスピーディに記入出来るのでオススメです

 

手書きのほうがより記憶に残りやすいし脳内で情報も整理されやすい

 

■具体的な使い方

 

予定を書き込んで空き時間を把握

 

完了した業務を記録

 

気づいたことなどをメモ

 

これをやればだいぶ時間に余裕が生まれることでしょう

 

■空いた時間を何に使うかが重要

 

せっかく余裕が生まれたなら、浪費するのではなくより時間を生み出すことや、自分のスキルを向上させることに使いましょう

 

以上が参考になればうれしいです

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