【ゲーム化のススメ】仕事が終わらない5つの原因と仕事が片付く方法

時間を作る

「仕事が終わらない!」

「早く終わらせてもっとゆとりがほしい!」

こんなふうに思ったことはありませんか?

日々仕事に追われ、なかなか家族との時間も取れない方も多いことでしょう

「忙しい」が口ぐせになってしまい、いつの間に友達とも疎遠に

仕事さえ早く終わればもっと豊かな人生を送れるはずなのに、膨大な仕事は次々に舞い込んでくる

知らず知らずのうちにやってはいけない「仕事が終わらない5つの原因」をやってしまっているかも

そんな方には日々のタスクをゲーム化する事をオススメします

これからご紹介するテクニックを試せば少なくとも今以上にゆとりが持てるようになります

ぜひ最後まで読んでみて下さいね

仕事が終わらない5つの原因

まず結論から言ってしまいますと仕事が終わらないのは以下の5つが原因です

  1. 目標が明確でない
  2. マルチタスクをしている
  3. 具体的な行動に落とし込めていない
  4. 同僚を助けていない
  5. しなくていい仕事をしている

では一つずつ解説していきます

目標が明確でない

仕事が終わらない人は何をもって仕事完了なのか明確でない場合が多いと思います

『何をどこまでするか?』で迷っていて時間を浪費してしまっているんです

これをやれば仕事完了だと分かっていれば、あれこれ考えずに行動に移れますよね?

自分の仕事終わりを決めておきましょう

僕は『わざわざ書くほどの事か?』というようなものでもリストアップしています

例えば

・1日の予定を立てる(3分)

・空き時間に書類作成を進める(トータル30分)

・○○さんに電話(5分)

・シュレッダー(5分)

などです

時間を設定しておくとダラダラやらずにすみます

毎日やることが決まっている人も一度リストアップして、一つ一つの項目が時間短縮できないか検討してみましょう

目標を明確にすることで無駄な迷う時間を削除しましょう

マルチタスク

仕事が終わらない原因として『マルチタスク(同時進行)』が挙げられます

マルチタスクは一見、複数のことを同時にこなしているので効率がいいように見えますよね?

しかし、マルチタスクは研究の結果、生産性が悪いと言われています

なぜかといいますと、マルチタスクは脳の中では同時進行しておらず、一つ一つの作業を中断しながら作業を進めていたのです

テレビを見ながら、本を読んでいたとすれば、テレビの情報をインプットしている時に本を一旦中断するので、再度本を読む時に前の情報を振り返ってから本の情報をインプットし始めるので効率が悪いんです

脳の可動域を広げる為に訓練としてマルチタスクをするのはいいのですが、基本的にシングルタスクを心がけましょう

具体的な行動に落とし込めていない

最初の明確な目標と関係しているんですが、具体的な行動に落とし込むと仕事が早くなります

やるべきことがわかっていたとしても、「具体的に何をすればいいか?」を考えるので意思力を消耗してしまう人が多いです

完了までに複数の工程が必要な仕事なら細分化しましょう

とにかく、検討や判断の時間を減らします

リストアップしていないと『えーと、次は何をやるんだっけ?』を複数回繰り返してしまい時間の無駄です

完了までの具体的な行動を明記しておきましょう

同僚を助けていない

仕事は一人でやるより複数人でやったほうが効率が良いのは言うまでもありません

10の仕事を一人でやるエネルギーを10だとすれば、二人でやったら一人あたり5になるとおもいますよね?

しかし、実際はもっと労力が少なくて済みます

レジャーシートなどをたたむときのことを思い出して下さい

一人でたたむと端から端まで何度か移動しなければなりません。二人でたたむと無駄な移動が無くなり半分以下の時間でしかもキレイにたためることが分かります

普段の仕事も同様で、タイミングによっては複数人で作業した方が効率が良い場合があります

そのときに仲間に助けて貰えるか?が重要です

普段から仲間を助けていない人は複数人で作業した方がいい場面でも助けてもらえません

普段から仲間を手伝うだけで仕事が早く終わるかも知れません

しかし、「自分のことで精一杯なのに人の手伝いをしたら余計時間が無くなるのでは?」と思うかも知れませんね

確かに、物理的に時間がないから困っているわけですから、仲間を手伝うことが難しい状況だと思います

そんな方は一日5分だけ仲間の為に時間を使う習慣を身に着けてみましょう

一日掛けて5分だけ時間を作るイメージです

5分くらいならなんとか作れそうな気がしませんか?

その5分を使って仲間に投資してみてください

その5分のお陰で仲間から3分の時間を定期的に借りれるようになれば自分の3分と仲間の3分で6分の時間を持てます

先ほど申し上げたとおり、二人でやれる仕事量は一人の6分以上のものになります。

おそらく10分くらいの仕事が完了するでしょう

あなたは5分と3分で10分の仕事をしたことになります

これをさらに続けて行けばどんどん時間ができるはずです

人間は数字の通りには行かないものですが、数字以上の結果が出るかも知れませんので、是非試してみて下さいね

しなくていい仕事をしている

パーキンソンの法則というのをご存知でしょうか?

収入が多くなるとそれに応じて支出も増えてしまい、結果余裕が生まれないよう場合を指します

これは仕事にも言えることです

仕事の効率は上がったものの、余った時間を何かで埋めなくてはならないという強迫観念のせいで無駄な仕事を生み出してしまう

このパーキンソンの法則が働き、本来やらなくてもいい仕事を増やしてしまっている場合があるようです

解決策としては本当に成果に結びつく仕事を優先的にやることです

そして、成果に結びつかない仕事は辞めるか誰かにやってもらった方がいいですね

先ほど述べたように空いた時間を埋めたい人はたくさんいますので、それらの人に譲って上げてください

あなたは本当に生産的な仕事にのみ集中しましょう

ゲーム化のススメ【TODOクエスト】

では、これらの原因を解決する手段として、ゲーム化をオススメします

やり方は簡単です

TODOリストを作り、それをゲームのクエストのように取り組めばいいのです

その名も『TODOクエスト』です

まず、デイリー、ウイークリー、スペシャルのチェックボックスを作ります

デイリー

その日やるべき仕事(タスク)

「同僚を5分手伝う」など

ウイークリー

1週間のうちにやるべき仕事(タスク)

スペシャル

特別なイベントとして扱うタスク

このように短期、中期、長期にわけですタスクを明確化することによって緊急度がわかります

あれこれ検討せず、デイリーから取り組んで行けばいいのです

では、具体的に僕の例を上げて説明します

デイリー

□ 英語のシャドーイング25ワード(出社したら誰もいない所で英語の勉強をしています)

□ フリートーク3分(目についたものについて3分間トークを録音します)

□ 1日の予定を立てる

□ Twitter投稿

□ ハロー1(友人一人に挨拶LINEをします)

□ リプライ1(フォロワーさんのツイートにコメントします)

□ 読書25分(タイマーをセットして空き時間に読書)

□ ブログ25分(同上)

□ 原稿25分(同上 ラジオの原稿です)

□ ヴィランと戦う(自分の怠け心と戦うことを習慣にしています)

できるだけ一つの項目をシンプルにしていきましょう

ウイークリー

□ ブログ更新

□ ブログ更新

□ リライト

□ リライト

□ ラジオアーカイブ

□ ラジオアーカイブ

□ ブレインダンプ(毎週月曜日に自分の考えを紙に書き出しています)

□ アナリティクス(google Analyticsとサーチコンソールのチェック)

同じ項目があるのは週で数回クリアできるからです

あと何個タスクが残っているのか明確にするためです

スペシャル

□ 銀行の住所変更(引っ越したので)

□ ハンドルカバー購入(寒くなってきましたから)

□ 来年の手帳(年の瀬の恒例ですね)

□ プロフィール更新(本などを読むと変更を加えたくなります)

□ スタエフゲーム(思いつきでラジオもゲーム化しようかと)

スペシャルは思いつきで設定して大丈夫です

デイリーとウイークリーは多少重なるように設定するのがポイントです

つまり、デイリーをこなせばウイークリーもあらかた進むように設定するわけです

こうすると、一石二鳥な気がしてやる気が出ます

あと、大事な点が3つあります

報酬を用意すること

クリア条件を明確にすること

スペシャルは期限を設けること

①報酬を用意すること

ゲーミフィケーションの基礎として、可視化、目標、そして報酬が必要になってきます

このTODOクエストは可視化と目標が盛り込まれていますが、報酬がまだ入っていません。

そこで、クエストをクリアした際の報酬を設定しておきましょう

例えば、1つのデイリークエストをクリアしたら漫画1話読めるとか

ウイークリーを一つクリアしたら晩酌にビールを1本つけるなど

自分が普段から無条件でやっている報酬系をクエストのクリア報酬にしてしまうといいですね

②クリア条件を明確にすること

例えばブログを書くでも時間を決めないと成果が曖昧で結果が出にくいです

25分~30分くらいでまとめて集中できる時間を設定しましょう

③スペシャルは期限を儲けること

スペシャルは期限を設けないと無限に放置していまいがちです

最長で1ヶ月とし、1ヶ月を経過しても手につけないのは思い切って消してしまいましょう

人間、締切があった方が生産性が高くなります

報酬を設定するメリット

報酬を設定するメリットとして2つあげられます

①モチベーションが上がる

単純に「漫画が読めるから早く終わらせてしまおう」という意識が働きます

目の前に人参をぶら下げたロバのようなものです

普段から何気なく無条件でやってしまっていることに条件をつけることで「やらないと気が済なくなる」ように仕向けるわけです

②罪悪感が減る

いわゆる、漫画や飲酒などは娯楽の部類に入ります。無条件で娯楽を楽しむのは罪悪感にさいなまれますが、特定の仕事を終わらせたあとの娯楽ならば罪悪感も消えます

デジタルゲームのように誰かが作ったゲームのようにうまく行かないことも多いかとも思いますが、試しに簡単なものから始めてみてください

クエストとしてゲームのようにクリアしていくことで、大きな生産性を手に入れられるかも知れませんよ

まとめ

■仕事が終わらない5つの原因

・目標が明確でない

・マルチタスク

・具体的な行動に落とし込めていない

・同僚を助けていない

・しなくていい仕事をしている

■TODOクエスト

タスクをクエストとしてこなしていく

チェックボックスを作り

短期デイリー、中期ウイークリー、長期スペシャルとそれぞれクエストを設定していきましょう

その際、報酬を用意するのも忘れずに

以上参考になれば嬉しいです

TwitterやstandFMでも情報発信していますのでぜひチェックしてみてください

ではまた

毎日お得な情報をつぶやいています!いいねしてね!
この記事が気に入ったら
いいね!しよう
最新情報をお届けします。
時間を作る
kuroshineをフォローする
Right life サラリーマンが自由な時間を作るための教科書

コメント

タイトルとURLをコピーしました